Čo sa týka úhrady nákladov na najazdené kilometre?

Zamestnávatelia, ktorí požiadajú zamestnancov, aby na svoju prácu používali vlastné vozidlá, zaplatia náhradu za prejdenú vzdialenosť. Dôvod je jednoduchý. Zamestnávatelia môžu lepšie zamestnať a udržať si kvalitných zamestnancov tým, že im odškodnia náklady na vedenie motorového vozidla. Náhrada najazdených kilometrov pokrýva náklady spojené s prevádzkovaním motorových vozidiel, ako sú automobily, dodávky a SUV.

Úhrada najazdených kilometrov pokrýva iba výdavky vynaložené na prácu. Úver: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Štandardné sadzby IRS

Kaţdý rok stanovuje Internal Revenue Service štandardnú sadzbu pre obchodné pouţívanie vozidiel. Napríklad v roku 2015 to bolo 57,5 ​​centov za míľu. Miera úhrady sa používa na zistenie odpisu dane v prípade, že sa nevypláca cestovné náklady spojené s prácou. Štandardná obchodná sadzba pokrýva náklady na prevádzku priemerného vozidla vrátane benzínu, údržby a opráv, poistenia a odpisov.

Nepodnikateľské odpisy

Niektoré náhrady sú určené na neobchodnú jazdu, ale stále majú nárok na daňovú úľavu. Cestovanie z pohyblivých alebo lekárskych dôvodov by mohlo byť od roku 2015 odpočítané alebo uhradené vo výške 23 centov za míľu. Sadzba za jazdu pri vykonávaní charitatívnych činností je stanovená zákonom na 14 centov za míľu.

Prípustný počet najazdených kilometrov

HR Hero hovorí, že musia byť splnené tri kritériá pre splnenie najazdených kilometrov, aby sa kvalifikovali ako podnikové náklady. Po prvé, úhrada sa môže vyplatiť len za cestu priamo súvisiacu s prácou. Dojazd medzi domovom a normálnym pracoviskom nie je kvalifikovaným cestovaním. Po druhé, zamestnanci musia zdokumentovať riadenie súvisiace s prácou. Nakoniec, zamestnanec musí vrátiť všetky zaplatené sumy nadmernej náhrady. Zamestnávatelia nezahŕňajú kvalifikované úhrady najazdených kilometrov ako príjem, takže je to pre zamestnanca úplne oslobodené od dane. Zamestnávateľ môže odpísať sumu ako obchodný náklad.

Vedenie záznamov o úhrade

Zamestnanci zvyčajne vedú záznamy o najazdených kilometroch, aby zdokumentovali svoju jazdu súvisiacu s prácou. Začína prvým dňom v roku, v ktorom sa vozidlo používa na podnikanie a končí počítadlom kilometrov posledného dňa. Každý záznam musí uvádzať dátum, obchodný dôvod najazdených kilometrov a miesto, kde idete. Musia sa zaznamenať údaje o počte a ukončení počítadla kilometrov. Zamestnávatelia používajú tieto informácie na výpočet úhrady najazdených kilometrov vynásobením míľ riadených štandardnou sadzbou IRS.

Možnosť Skutočné náklady

Zamestnávatelia vo všeobecnosti nevyužívajú skutočné náklady na vozidlo z dôvodu požiadaviek na evidenciu. Zamestnanci však môžu použiť skutočné výdavky, ak prekročia výšku náhrady. Na použitie skutočných nákladov musí zamestnanec viesť záznamy o najazdených kilometroch a záznamy o platbách poistného, ​​nákupoch benzínov, opravách a všetkých ostatných nákladoch na vozidlo. Akonáhle tento zamestnanec použije skutočné výdavky, nemôže použiť štandardnú sadzbu znova, ak je nárokovaný zrýchlený odpis. Môžu byť uplatnené iba náklady v pomere k obchodnému využitiu vozidla. Napríklad, ak 25 percent míľ za rok je spojených s prácou, 25 percent skutočných nákladov na vozidlo môže byť odpísaných.