Obsah:
Usporiadanie dokumentov nielenže uchováva dôležité súbory po ruke, ale ich tiež chráni, ak sú správne uložené. Nikto nemá rád pocit miešania v dokumentoch, hádzanie papiera okolo, pretože yoy nemôže nájsť ten dôležitý bankový výpis. Akonáhle budete organizovať a súbor dokumentov, nájsť dôležité súbory je rýchle a jednoduché.
krok
Vypočítajte počet priečinkov, priečinkov a oddeľovačov kariet, ktoré potrebujete. Záleží na tom, koľko rôznych kategórií súborov máte. Najlepšie je kúpiť tieto zásoby potom, čo ste si vytvorili svoje kategórie, takže presne viete, koľko zložiek potrebujete.
krok
Určite podlahovú plochu alebo veľký stôl, aby sa hromady všetkých dokumentov. Usporiadanie dokumentov je proces, a preto chcete určiť oblasť, v ktorej môžete vytvoriť hromady zoradených dokumentov a nechať ich zoradené tam, ak nedokončíte hneď. V závislosti od množstva dokumentov, ktoré máte, by to mohlo trvať celý víkend, alebo ešte lepšie, stráviť aspoň 10 až 30 minút denne organizovať a súbor dokumentov.
krok
Usporiadajte svoje dokumenty do hromád rozdelených do kategórií názvov. Napríklad, účty za vodu v jednej hromade a bankové výpisy v inej (oddelené hromady pre každú banku).
krok
Vytvorte zoznam rôznych pomenovaných kategórií (spoločností alebo názvov dokumentov), ktoré máte po vložení všetkých dokumentov do samostatných hromád. Napríklad: Bank of America, Bill vody, autopožičovňa, štátne poľnohospodárske poistenie, AAA, študentské pôžičky atď. Ak sú všetky dokumenty uložené v kartotéke v abecednom poradí, uľahčí vám to vyhľadávanie dokumentov.
krok
Každý názov svojej kategórie zapíšte na kartu priečinka so súbormi alebo na samostatný papier s kartami, ktoré ste oddelili, a potom vložte do karty visiaceho priečinka.
krok
Dajte všetky priečinky súborov do kartotéky v abecednom poradí. Začnite odkladať hromady dokumentov. Pri ukladaní dokumentov do správnych priečinkov usporiadajte dokumenty v chronologickom poradí s najnovším na vrchole. Pozrite sa na štátne a federálne zákony, pokiaľ ide o zistenie, ako dlho by ste mali uchovávať niektoré dôležité dokumenty. Niektoré dokumenty, ako napríklad príspevky IRA, sa musia trvalo uchovávať.
krok
Ukladajte si dôležité dokumenty - alebo ak chcete mať k dispozícii iba dokumenty na rok (napríklad na daňové účely) - vytvorením prepojovacích dokumentov na kópie vašich dokumentov. vaše dokumenty rozdeliť do kategórií, ako sú bankové dokumenty, účty a investície. Nezabudnite označiť štítky rozdeľovačov tak, aby všetko, čo je vo vašom spojive, bolo ľahko dostupné. Uveďte zoznam kategórií s kartami v prednej časti pořadača. Môžete tiež skenovať všetky dôležité dokumenty a uchovávať elektronické kópie ako zálohu.