Obsah:
Účelom programu schôdze je zabezpečiť, aby účastníci mali predstavu o tom, kam smeruje diskusia. Poskytuje tiež časový rámec, aby všetci zúčastnení vedeli, kedy sa stretnutie rozbalí. Vytvorte šablónu programu rýchleho stretnutia v správnom formáte, aby ste ho mohli aktualizovať pre každú reláciu.
Formát zoznamu
Pri písaní programu schôdze ho musíte formátovať v číselnom a abecednom zozname v poradí udalostí. Štandardný formát má slovo "Agenda" v hornej časti stránky. V časti „agenda“ napíšte názov spoločnosti, dátum a čas stretnutia. Každá hlavná časť programu je vedená číslom alebo rímskou číslicou takto: "I. Úvod, II. Korešpondencia." Do každej hlavnej kategórie pridajte podrobnejšie popisy, pred ktorými je písmeno v abecednom poradí. Tu je príklad: "a. Všeobecný úvod, b. Predstavenie nových členov." Pokračujte v tomto poradí pre všetky položky programu a popisy.
obrys
Základným náčrtom programu schôdze je v prvom rade úvod, po ktorom nasleduje zápisnica z predchádzajúceho stretnutia (odôvodnenie a schválenie), správy, nové obchody, položky diskusií (podľa dôležitosti) a uzávierky. Toto je základný návod pre agendu - samozrejme môžete pridať svoje vlastné položky v poradí, ktoré uprednostňujete.
Odhady času
Mali by ste tiež zahrnúť časové odhady pre každú položku programu. Použite časové bloky v minútach alebo hodinách pomocou realistických odhadov. Poslanec stretnutia (zvyčajne tajomník alebo manažér) potom môže použiť tieto pokyny na udržanie stretnutia na správnej ceste. Napríklad, môžete pridať "3 minúty" vedľa úvodnej riadkovej položky a "15 minút" pod každou položkou na diskusiu.
zodpovednosť
Okrem odhadov času zasadnutia uveďte aj meno osoby, ktorá je zodpovedná za vedenie každej diskusie. Ak ste Vy alebo Manažér jedinou osobou, ktorá plánuje uskutočniť stretnutie, je to zbytočné. Ale ak máte k jednotlivým úlohám na programe pridelené rôznych členov tímu, uveďte ich. Ak napríklad sekretárka vydáva zápisnicu, uveďte jej meno vedľa tejto položky v zozname.