Obsah:
Keď zamestnanec cestuje po podnikaní, pravdepodobne má nejaké odpočítateľné výdavky. Na udržanie jednoduchosti účtovníctva umožňuje Internal Revenue Service zamestnávateľom platiť a odpočítavať diéty; šéf musí len sledovať štandardné denné sadzby za jedlo, ubytovanie a iné výdavky, namiesto toho, aby požiadal zamestnancov, aby priniesli príjmy za skutočné náklady. Ak zamestnávateľ zamestnancovi neuhradí, zamestnanec môže odpočítať skutočné náklady alebo štandardné denné sadzby.
Náhrady a príjmy
Podľa názoru IZS zamestnanec, ktorý poberá diéty na služobné cesty, dostáva od zamestnávateľa náhradu. Príspevok na diéty nad rámec výdavkov vykázaných zamestnancom je príjmom a vykazuje sa vo formulári W-2 zamestnanca. Ak mzdy zamestnanca zahŕňajú náklady na služobné cesty, neexistujú žiadne náhrady, žiadne zrážky zo strany zamestnanca a žiadne ďalšie príjmy na IRS.
Vysoká Nízka sadzba
Príspevky na diéty stanovuje IRS. Zamestnanec, na ktorého sa tieto príspevky vzťahujú, nemusí sledovať jednotlivé výdavky, hoci musí zdokumentovať čas, miesto a účel cesty. Zamestnávatelia môžu tiež použiť "vysoké nízke" sadzby, ktoré predstavujú vyššie výdavky v určitých oblastiach, ako sú Aljaška alebo Havaj. Ak sa vysoké sadzby použijú na cestovanie jedného zamestnanca, musia sa znovu použiť na všetky ostatné cesty tohto zamestnanca počas zdaňovacieho obdobia. Niektoré vysoké ceny sú sezónne, čo znamená, že platia len v obdobiach "vysokej sezóny" počas roka v určitých lokalitách: Sedona, Arizona, v marci a apríli, napríklad v Miami alebo v rušnej turistickej sezóne od januára do marca.
Zrážky zamestnancov
Pre zamestnancov, IRS stanovuje štandardné sadzby pre niektoré výdavky na služobné cesty. V prípade jedál sa štandardná denná dávka líši v závislosti od cieľa cesty. Štandardná míra najazdených kilometrov zahŕňa aj obchodné používanie vozidla, ktoré umožňuje pracovníkom vyhnúť sa sledovaniu plynu, poistenia, parkovania, mýt a všetkých ostatných súvisiacich činností spojených s používaním vozidla alebo kamiónu. Zamestnanci rozpíšu a uplatnia tieto náklady, či už štandardné alebo skutočné, na formulári 2106. Celkový súčet sa objaví na zozname A, ktorý obsahuje zoznam všetkých položiek pre jednotlivé výnosy. Odpočítateľná je len suma, ktorá presahuje 2% upraveného hrubého príjmu.
Fiškálny rok
Za fiškálny rok 2015, počnúc 1. októbrom 2014, zamestnávateľ za diéty dosiahol 172 USD za ubytovanie a stravu; cena za diéty pre oblasti s vysokými nákladmi dosiahla 259 USD. Tieto úhrady nepodliehajú zrážkovej dani z príjmov alebo dani zo mzdy, ani nie sú uvedené na W-2. Diéty za ubytovanie nie sú k dispozícii osobám, ktoré sú samostatne zárobkovo činné osoby, ale môžu použiť jeden štandardný príspevok na stravu a druhý na vedľajšie výdavky v dňoch, keď nevyužijú stravné. Tieto a všetky skutočné výdavky vykazujú ako zrážky z harmonogramu C. Rovnaké pravidlá platia pre každého, kto má významné vlastníctvo spoločnosti, ktoré IRS definuje ako 10% alebo viac.