Obsah:
V priebehu vzťahu zamestnanca so zamestnávateľom sa môže vyžadovať reklasifikácia daňového štatútu. Podnik bude často zamestnávať pracovníkov na základe zmluvy. Ak sa vzťah stane pravidelným a prebiehajúcim, podnik môže potrebovať previesť pracovníka z nezávislého dodávateľa na plateného pracovníka. Neschopnosť riadne klasifikovať pracovníka ako zamestnanca a zaplatiť požadované dane zo mzdy by mohla viesť spoločnosť k sankciám. Ak dôjde ku konverzii, zamestnávateľ aj zamestnanec majú určitú zodpovednosť.
krok
Preskúmať smernice o interných príjmoch, pokiaľ ide o to, kedy by sa s pracovníkom malo zaobchádzať ako so zamestnancom, a nie ako s nezávislým dodávateľom (pozri zdroj 1). Identifikujte všetkých dodávateľov, ktorí pre vás pracovali a ktorí dostanú 1099 na konci daňového roka a musia byť prevedení na W-2 podľa rovnakých usmernení.
krok
Informujte dodávateľa písomne o okamžitej potrebe previesť ho na zamestnanca a aké identifikačné údaje potrebujete na vykonanie tejto zmeny. Zaznamenajte dátum a čas, kedy boli tieto záznamy vyhotovené v pracovnom súbore zamestnanca. Použite certifikovaný e-mail s dostatočným poštovným, ak posielate oznámenie prostredníctvom povrchovej pošty. Potvrdenie o potvrdení zo strany poštovej služby USA si ponechajte vo svojich záznamoch ako svoj právny dôkaz o odosielaní.
krok
Vytvorte nový súbor zamestnancov v databáze zamestnancov a v systéme záznamov. Klasifikujte dodávateľa, ktorý je premenený buď na plat, plat alebo výnimku, ktorá nie je oslobodená od dane, na základe príslušnej práce a úrovne zodpovednosti zamestnanca. Použite svoj počítač a prístup na internet, aby ste skontrolovali Usmernenie práce USA založené na zákone o spravodlivých pracovných normách (pozri zdroj 2).
krok
Nastavenie mzdového harmonogramu zodpovedajúceho typu pravidelnej klasifikácie zamestnancov, ktorého sa dodávateľ stane. Stanovte spúšťacie mechanizmy pre vyplácanie nadčasov po 40 hodinách práce týždenne, ak má byť nový zamestnanec hodinovým zamestnancom.
krok
Požiadať nového zamestnanca, aby vyplnil formulár W-4 poskytujúci individuálne informácie a oslobodenia od dane, ktoré sa majú vypočítať pri určovaní zrážkovej dane zo mzdy. Podľa potreby zadajte nového zamestnanca do databázy zamestnancov a do systému merania času.
krok
Vygenerujte vyplnený formulár W-2 pre nového zamestnanca pred 31. januárom za predchádzajúci daňový rok vykazujúci mzdy, zadržané dane a ďalšie požadované informácie vo formulári. Štyri kópie pošlite zamestnancovi na rôzne daňové požiadavky. Jednu kópiu si uschovajte pre svoje vlastné obchodné záznamy a pošlite jednu kópiu na Internal Revenue Service a prípadne na štátne alebo obecné daňové úrady.