Obsah:
Združenie vlastníkov domov (HOA) je organizácia zodpovedná za všeobecnú údržbu a údržbu spoločných priestorov v rezidenčnom subdivízii. HOA môže byť riadená správcovskou firmou alebo realitným developerom, ale po dokončení vývoja sa obyčajne obráti na obyvateľov. Od HOA sa vyžaduje, aby viedla účtovné knihy, ktoré presne odrážajú vybrané poplatky, aké typy výdavkov vznikajú, vykazujú zostatky rezerv na špeciálne projekty a rôzne ďalšie položky. Základný účtovný systém môže byť implementovaný bez väčších ťažkostí.
krok
Ak ešte nemáte vlastný softvér, kúpte účtovný softvér prispôsobený pre HOA. Ak už vlastníte iný účtovný softvér, nemusíte používať špecifický softvér HOA. Condo Manager a TOPS sú poskytovatelia softvéru, ktorí sa špecializujú na potreby účtovníctva HOA, zatiaľ čo Quickbooks je všeobecný finančný softvér, ktorý možno použiť na splnenie základných účtovných požiadaviek spoločnosti HOA. Vyplňte návod a prečítajte si príručky dodané so softvérom, ktorý si zakúpite, aby ste pochopili, ako nastaviť HOA v systéme.
krok
Uistite sa, že máte dôkladné pochopenie účtovných požiadaviek HOA. Kalifornia Asociácia majiteľov domov je dobrým zdrojom, aby ste sa dozvedeli viac o základných požiadavkách HOA.
krok
Predtým, ako ich začnete zadávať, vytvorte konzistentnú konvenciu pomenovania pre čísla účtov. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že všetky účty aktív začnú číslom "1," účty pasív "2," účty príjmov "3," účty výdavkov "4" a účty vlastného imania "5."
krok
Vytvorte účty, ktoré budete používať v softvérovom systéme. Základné účty aktív, ktoré budete potrebovať, sú hotovosť, kontrola, pohľadávky, náklady budúcich období a dlhodobý majetok. Pre účty zodpovednosti budete potrebovať Účty, Odložené výnosy a Úvery. Výnosy budú obsahovať poplatky a úroky. Účty pre väčšinu výdavkov budú Utilities, Insurance, Maintenance, Custodial, Úroky, Poplatky, Dane a Rezervné náklady. Konečne, nerozdelený zisk a rezervy budú obsahovať majetkové účty. Každá HOA má špecifické potreby, ale tento zoznam účtov poskytuje solídny základ pre začatie zadávania transakcií a môže byť realizovaný pomocou akéhokoľvek HOA alebo všeobecného finančného účtovného softvéru.
krok
V novom softvérovom systéme vytvorte vstupný zostatok. Tento záznam sa vykoná pred vykonaním štandardných denných záznamov. Táto položka by nemala obsahovať žiadne účty príjmov alebo výdavkov. Napríklad, ak má HOA v banke 1 000 USD z predchádzajúcich poplatkov vlastníkom domu, položka bude jednoducho debetom na Kontrola vo výške 1 000 USD a kredit na nerozdelený zisk za 1 000 USD. V tomto momente máte otvorenú súvahu a ste pripravení posunúť dennú aktivitu smerom dopredu.
krok
Zadajte svoje rozpočtové čísla pre každý účet príjmov a výdavkov. Spôsob stanovenia rozpočtových čísel bude závisieť od softvéru, ktorý používate. Rozpočtovanie zvyčajne vyžaduje vytvorenie samostatnej knihy z tej, ktorú používate na zaznamenanie dennej aktivity vašej HOA. Prečítajte si príslušnú časť svojho softvérového manuálu, aby ste pochopili špecifiká tvorby rozpočtov vo vašom softvérovom systéme.
krok
Naučte sa spúšťať základné prehľady dodané so softvérom. Najzákladnejšie reporty sú súvaha, výkaz ziskov a strát, výkaz o peňažných tokoch a rozpočet vs. Tieto by mali byť dodané s akýmkoľvek finančným softvérom, ktorý používate.