Podpisy sú jednoducho bežiace záznamy o úveroch a debetoch. Túto knihu používame vždy, keď zadávame šeky alebo vklady do našich šekových knižiek alebo vkladov a výberov do vkladnej knižky. Niektorí ľudia vedú účtovnú knihu domácnosti. Iní vedú firemné knihy pre malé spoločnosti alebo medzinárodné korporácie. Hoci automatizácia práce zjednodušila prácu podnikového účtovníka, dá sa aplikovať aj na financie domácností. Počítače-založené knihy sú k dispozícii ako freeware alebo shareware, rovnako ako profesionálne balíky k dispozícii na nákup. Tablety Ledger sú k dispozícii v každom obchode s kancelárskymi potrebami a vo väčšine zariadení.
Ledgery obsahujú najmenej päť stĺpcov, použitých pre dátum, detail, kredit, debet a zostatok. Stĺpec s podrobnosťami sa používa pre meno príjemcu alebo zdroj príjmu a akékoľvek poznámky. Príjmy alebo výdavky sa zaznamenávajú buď v stĺpci pre kreditné alebo debetné účely (pričom druhý stĺpec je prázdny) a do súvahy sa zapisuje bežiaci súčet. Na označenie zdaniteľného príjmu alebo odpočítateľných nákladov sa môžu pridať stĺpce. Ledgery by mali byť uchovávané po určitú dobu --- týždeň alebo mesiac --- v závislosti od počtu transakcií, ktoré sa vyskytnú. Na konci obdobia sa debety a kredity sčítajú a konečný zostatok sa skontroluje pripočítaním kreditov a odpočítaním debetov od počiatočného zostatku. Konečný zostatok je „posunutý“ ako počiatočný zostatok v účtovnej knihe pre nasledujúce obdobie. Uistite sa, že každý hárok Vašej knihy označte titulom (účtovná kniha domácnosti, názov podniku), dátumami obdobia, na ktoré sa obálka vzťahuje, a záhlaviami stĺpcov. Ak je na pokrytie obdobia aktivity potrebné viac ako jedna stránka, nezabudnite na každej stránke označiť čísla stránok pre celkové číslo.
Účtovníci používajú účtovné knihy na zostavenie súvah, výnosov z príjmov a výdavkov na daňové priznania a na prípravu rozpočtov. Na použitie tejto knihy priradia čísla účtov pre každú skupinu aktív a pasív. Samostatné číslo účtu môže byť poskytnuté pre: príjem z každého zdroja, nájomné, splátky hypoték a pôžičiek, prenájom počítačov, výdavky na školu alebo akýkoľvek druh príjmu alebo výdavkov, ktoré môžete potrebovať na konci roka. Číslovanie účtov uľahčuje zhromažďovanie údajov, ktoré môžu byť použité na výpočet daní alebo rozdeľovanie rozpočtov. Pomocou svojej knihy môžete pripraviť rozpočet pre vašu firmu a domácnosť, ktorý dokáže predpovedať, aké výdavky by ste mali naplánovať a aký druh príjmu môžete očakávať. Udržujte oddelené účtovné knihy pre obchodné a osobné účty, aby ste mohli sledovať peniaze a mať kompletné záznamy pre svojho účtovníka.