Obsah:
Ak nedostanete službu, ktorú chcete alebo očakávate od spoločnosti, možno budete musieť podať sťažnosť na zákaznícky servis. Niekedy je to váš jediný spôsob, ako vyriešiť problém. Ak ste hovorili so zástupcami spoločnosti, pokladníkmi, korešpondentmi a supervízormi bez úspechu, podanie formálnej sťažnosti môže váš problém urýchlene vyriešiť. Keď budete pripravení podať sťažnosť, možno budete musieť zhromaždiť nejaké informácie a dodržiavať správne kroky a postupy. Rôzne spoločnosti majú rôzne postupy podávania sťažností.
krok
Zavolajte spoločnosti, ktorej sa sťažnosť týka, a požiadajte ich o postup pri podávaní sťažnosti na služby zákazníkom. Niektoré spoločnosti vám umožňujú podať sťažnosť online a iné spoločnosti budú chcieť, aby ste svoju sťažnosť predložili písomne. Dodržiavajte ich pokyny k listu. Ak je potrebné napísať sťažnosť na zákaznícky servis, získajte správnu adresu pre oddelenie, kam má ísť. Zistite, či by mal byť váš list adresovaný komukoľvek alebo len oddeleniu.
krok
Zhromaždite všetky vaše informácie. Možno budete potrebovať meno osoby, s ktorou ste hovorili, ak bola príčinou vašej sťažnosti. Získajte mená všetkých, s ktorými ste hovorili, vrátane supervízorov. Zapíšte si názov oddelenia, ako aj telefónne číslo oddelenia. Ak poznáte dátumy a časy, s ktorými ste hovorili s jednotlivcami, zahrňte ich do svojho dokumentu. Niekedy môžete stráviť niekoľko dní rozprávaním s rôznymi ľuďmi, ktorí sa snažia vyriešiť servisné volanie. Zapíšte si všetky ďalšie podrobnosti, ktoré si môžete myslieť o Vašej sťažnosti na služby zákazníkom.
krok
Napíšte svoj list. Keď píšete list, uistite sa, že nezanechávate žiadne informácie. Zapíšte poradie, v ktorom sa veci diali, a poradie, ktorým ste hovorili s určitými jednotlivcami. Musíte tiež podrobne vysvetliť, o čom je vaša sťažnosť. Poskytnite čo najviac podrobností. Zahrňte kroky, ktoré ste vykonali na vyriešenie problému. Vysvetlite, prečo by spoločnosť mala podniknúť potrebné kroky na nápravu vašej situácie. Dajte spoločnosti vedieť, že budete očakávať, že od nich budete počuť vo veľmi blízkej budúcnosti.
krok
Pošlite svoj list. Pridajte do svojho listu akékoľvek fotokópie všetkých dokumentov, ktoré vám pomôžu váš prípad. Kópiu svojho listu si uschovajte pre svoje záznamy. Spoločnosť by sa s vami mala vrátiť v primeranom čase. Nechajte odpovedať 10 až 15 dní. Možno budete chcieť poslať kópiu svojho listu všetkým, s ktorými ste hovorili, alebo prinajmenšom vedúcemu príslušného oddelenia.
krok
Nadväzujte na príslušnú agentúru. Ak zistíte, že svoj problém nemôžete vyriešiť, možno budete musieť kontaktovať Federálnu obchodnú komisiu (FTC), Better Business Bureau, agentúru pre vykazovanie úverov alebo dokonca kanceláriu generálneho prokurátora. Budú mať aj svoje vlastné postupy registrácie sťažností.