Daňové dôsledky úhrady nákladov prostredníctvom miezd

Služba Internal Revenue Service umožňuje zamestnávateľom preplácať zamestnancom podnikateľské výdavky vzniknuté v súvislosti s výkonom práce. Podľa zodpovedajúceho plánu sú tieto náhrady nákladov pre zamestnanca oslobodené od dane. Ak ide o neregistrovaný plán, platby sa považujú za mzdy. Ak sa náhrady vyplácajú prostredníctvom miezd, znamená to, že sú súčasťou nespoplatneného plánu a zamestnanec bude platiť dane z úhrad.

Muž v obleku čerpanie gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Náklady na zamestnancov

Ako zástupcovia spoločnosti majú zamestnanci tendenciu vytvárať pracovné náklady pri práci. Jazda na stretnutie so zákazníkom, vyzdvihnutie niektorých kancelárskych potrieb alebo prevzatie zákazníka na obed sú všetky obchodné náklady, ktoré môže zamestnávateľ uhradiť. Pri zdokumentovaní a zdôvodnení výdavkov by zamestnanci mali pri nákupe obchodov ukladať kópie príjmov. IRS umožňuje zamestnávateľom uhrádzať zamestnancom míľu za cestu autom, takže zamestnanci môžu viesť podrobný protokol o služobných cestách namiesto ukladania príjmov z plynu.

Zodpovedné a nezodpovedné plány

Keď zamestnávatelia preplácajú zamestnancom náklady na prácu, robia tak buď podľa zodpovedného plánu alebo nezodpovedného plánu. Účtovným plánom je plán, v ktorom zamestnanec poskytuje včasnú dokumentáciu o výdavkoch a vracia akékoľvek nadmerné náhrady. Zamestnávateľ preverí, či výdavky mali obchodnú väzbu a ponechali si kópiu dokumentácie. Podľa zodpovedného plánu nie je úhrada nákladov príjmom. Namiesto toho je to náhrada výdavkov zamestnancom bez dane.

Vydávanie kontrol podľa zodpovedného plánu

Ak máte platný plán, úhrady výdavkov by nemali byť spracované prostredníctvom miezd. Namiesto toho požiadajte zamestnancov, aby pravidelne zhromažďovali dokumentáciu o výdavkoch a potom vydali šek na úhradu výdavkov. Tieto platby by sa mali zaznamenávať ako výdavky spoločnosti. Ak napríklad odrežete zamestnanca šek na úhradu najazdených kilometrov za 50 EUR, zaznamenajte 50 EUR ako najazdené náklady. Vaša spoločnosť bude schopná tieto náklady odpísať na svoje daňové priznanie, a tak si ponechať kópie kilometrov a potvrdenia o nákladoch.

Spracovanie miezd pre nezodpovedajúce plány

Ak zamestnávateľ nedodržiava pravidlá zodpovedného plánu, funguje v rámci neregulovateľného plánu. Niekedy zamestnávateľ zámerne realizuje neregulovateľný plán na minimalizáciu vedenia záznamov. Spoločnosť sa napríklad môže rozhodnúť poskytnúť zamestnancom 500 USD na pokrytie výdavkov na potraviny a najazdené kilometre na každoročné podnikateľské školenie a nevyžadujú si príjmy. V tomto prípade sa úhrady výdavkov v skutočnosti považujú za mzdy a zamestnanci im platia dane.

Keďže sa tieto mzdy považujú za mzdy, úhrady výdavkov v rámci neakceptovateľného plánu by sa mali spracovať prostredníctvom miezd. Týmto spôsobom môže zamestnávateľ zadržať federálne, štátne a mzdové dane. Na konci roka budú úhrady výdavkov vykázané ako mzdy vo formulári W-2 zamestnanca.